OUT'2024

(parte I)

As Instituições Particulares de Solidariedade Social – IPSS desempenham um papel vital no apoio às comunidades mais vulneráveis, em complemento do papel do Estado na promoção do bem-estar social. Porém, o contexto socioeconómico atual impõe desafios crescentes que é necessário superar. Uma gestão focada em planeamento estratégico, equilíbrio financeiro, recursos humanos e diversificação das fontes de financiamento pode garantir a perenidade das IPSS.

Um Planeamento Estratégico adequado permite às IPSS delinear metas a curto, médio e longo prazo, antecipar desafios e alinhar os recursos disponíveis com as necessidades da Organização. A definição clara de uma estratégia é essencial para orientar a tomada de decisões, definindo ações que promovam o crescimento sustentável. Planear implica avaliar riscos, identificar oportunidades de financiamento e ajustar a prestação de serviços às necessidades dos utentes. O planeamento estratégico, quando bem implementado, garante que os esforços da Instituição sejam coordenados, eficientes e eficazes.

Uma premissa fundamental em qualquer ato de planeamento é a preocupação com a Estabilidade Financeira. Esta é uma temática muito sensível para as IPSS, pois um dos seus maiores desafios é superar o recurso a fontes de financiamento que são muitas vezes instáveis ou que revelam uma excessiva dependência das comparticipações da tutela. Por isso, é crucial que estas Instituições adotem uma gestão rigorosa do seu orçamento, assegurando que as despesas nunca ultrapassam as receitas. O planeamento orçamental deve incluir a criação de reservas financeiras para imprevistos, o controlo rigoroso dos custos operacionais e a otimização dos recursos. Com uma gestão financeira cuidadosa, as IPSS podem garantir que continuam a prestar serviços de qualidade, mesmo em tempos de crise ou diminuição dos apoios financeiros.

Contudo, é importante perceber-se que uma gestão eficaz não depende apenas de Fontes de Financiamento tradicionais. A sustentabilidade das IPSS exige a diversificação das fontes de receita, incluindo apoios públicos, doações privadas, parcerias com empresas e financiamento por via de projetos específicos. A criação de redes de parcerias com o setor empresarial pode proporcionar apoios financeiros regulares, enquanto a procura de fundos europeus ou internacionais pode financiar projetos inovadores. A chave está na diversificação, para evitar uma dependência excessiva de uma única fonte de financiamento e garantir uma maior estabilidade a longo prazo.

Mais do que olhar apenas para o lado da receita, o controlo de custos é essencial para garantir que as IPSS maximizam os seus recursos e conseguem manter a sua operação de forma eficiente. 

(parte II)

Uma gestão rigorosa dos custos não significa apenas cortar despesas, mas otimizar a utilização dos recursos disponíveis sem comprometer a qualidade dos serviços prestados.

É importante que as IPSS tenham uma visão clara de todas as suas despesas. Isso pode ser feito através de um sistema de monitorização financeira eficaz, que acompanhe em tempo real todos os custos operacionais, desde salários e encargos sociais até aos custos com manutenção, fornecimentos e serviços externos, por exemplo. A transparência nas contas permite identificar áreas onde os recursos podem ser mais rentabilizados.

Um dos passos fundamentais no controlo de custos é a criação de um orçamento detalhado e realista, que contemple todas as áreas de despesa. Este orçamento deve ser monitorizado regularmente, com comparações periódicas entre o planeado e o realizado. Desta forma, os desvios podem ser identificados rapidamente e podem ser tomadas medidas corretivas e assim prevenir problemas maiores.

A avaliação contínua dos fornecedores e contratos é outro dos aspetos essenciais: renegociar contratos com fornecedores pode resultar em poupanças significativas sem perda de qualidade. Para as IPSS, que frequentemente operam com margens muito reduzidas, conseguir melhores condições nos contratos de fornecimento de bens ou serviços pode fazer uma grande diferença no orçamento anual.

Outro fator crucial na gestão é a atenção ao Capital Humano, pois este é o maior ativo de uma IPSS. Profissionais qualificados e motivados são essenciais para garantir a qualidade dos serviços prestados. Investir na formação contínua dos colaboradores não só promove a melhoria da qualidade dos serviços, como potencia a satisfação e a retenção dos trabalhadores. A gestão deve focar-se na criação de um ambiente de trabalho positivo, onde os colaboradores se sintam valorizados e motivados a contribuir para a missão da Instituição. A rotatividade de pessoal pode comprometer seriamente a continuidade e a qualidade dos serviços, pelo que uma boa gestão de recursos humanos é essencial.

Todos os aspetos descritos até aqui são o caminho para a Qualidade dos Serviços, que constitui o núcleo da missão de qualquer IPSS. Para garantir que a instituição atinge os seus objetivos, é importante implementar sistemas de monitorização e avaliação dos serviços, recolhendo feedback tanto dos utentes como dos trabalhadores. A prestação de serviços de alta qualidade não só beneficia a comunidade, como também fortalece a reputação da Instituição, facilitando a captação de novos financiamentos e parcerias.

Além disso, é essencial adotar práticas de gestão eficiente dos recursos: redução de desperdícios, utilização de tecnologias eficientes e formação dos colaboradores para a utilização otimizada de materiais e energia. A implementação de processos mais sustentáveis, como o reaproveitamento de materiais ou a adoção de energias renováveis, pode não só reduzir custos, mas também contribuir para uma maior responsabilidade ambiental.

Finalmente, diria que a implementação de um sistema de auditorias internas periódicas pode permitir à Instituição manter-se financeiramente saudável, identificando áreas onde os recursos não estão a ser usados de forma eficiente. As auditorias são uma ferramenta fundamental para garantir a transparência e a confiança dos financiadores, sejam públicos ou privados, reforçando a credibilidade da Instituição.

Em suma, a sustentabilidade das IPSS depende diretamente da capacidade de gestão. Planeamento estratégico, equilíbrio financeiro, valorização dos recursos humanos, qualidade dos serviços, diversificação das fontes de financiamento e controlo de custos são os pilares que sustentam o sucesso de uma gestão eficaz. Só assim será possível garantir que as IPSS continuam a desempenhar o seu papel fundamental no apoio às comunidades mais vulneráveis, de forma sustentável e duradoura.

Sendo este um tema muito importante, a F3M vai trabalhá-lo num workshop online, de acesso livre, a realizar no dia 25 de setembro de 2024.  



Back