Os atos de encerrar e prestar contas revestem-se de uma crucial importância para as IPSS. O encerramento de contas é – dito de uma forma simples - constituído pelos procedimentos realizados no final de cada período contabilístico e que visam a determinação do resultado da atividade anual.

A prestação de contas, sendo uma responsabilidade do órgão de gestão, constitui o momento essencial de apresentação dos documentos (demonstrações financeiras, relatório de gestão, certificação legal de contas (quando exigido lealmente) e parecer do órgão de fiscalização) que evidenciam a situação económico-financeira e os resultados das operações realizadas durante o ciclo anual. 

O encerramento de contas e a preparação das demonstrações financeiras devem ser precedidos de algumas tarefas fundamentais, nomeadamente: conferência de todos os saldos incluídos no balancete a 31 de dezembro, contagens físicas e comunicação dos inventários. Após estes procedimentos, poder-se-á iniciar as operações de encerramento: cálculo das depreciações/amortizações, determinação de revalorizações, apuramento de imparidades, mensuração dos inventários, realização dos procedimentos de acréscimo ou periodização económica, tratamento dos subsídios governamentais e apuramento de resultados.

Terminado este processo, está-se em condições de se preparar as demonstrações financeiras: Balanço, Demonstração dos Resultados por Naturezas, Demonstração dos Resultados por Funções (facultativa), Demonstração das alterações nos Fundos Patrimoniais (obrigatória apenas quando exigida por entidades públicas financiadoras), Demonstração dos Fluxos de Caixa e Anexo.

Todos estes procedimentos deverão ser concluídos durante o primeiro trimestre após o encerramento de contas, para ser submetido à discussão e aprovação em sede de Assembleia-Geral, a realizar até 31 de março (quando o exercício económico coincide com o ano civil). Aprovadas as contas, estas devem ser publicitadas no sítio institucional da Instituição na internet até ao dia 31 de maio. Também neste data termina o prazo para a submissão da Declaração Modelo 22 e do seu Anexo D no portal da Autoridade Tributária e Aduaneira. Até ao dia 30 de junho as contas terão de ser submetidas no OCIP, nomeadamente, os seguintes elementos: Balanço, Demonstração dos Resultados por Naturezas (por cada resposta social/atividade), Demonstrações dos Fluxos de Caixa, Ata de Aprovação das Contas pelo Órgão de Administração (ou ata de aprovação das contas pela Assembleia-Geral de Associados, das Instituições de forma associativa), Parecer do Órgão de Fiscalização (ou certificação legal das contas das Instituições a ela sujeitas no âmbito do SNC, Balancete Analítico do mês de dezembro ou de regularizações (incluindo os movimentos do mês e movimentos acumulados), Balancete Analítico de Apuramento de Resultados, Anexo, Mapa de Controlo do(s) Subsídio(s) para Investimento(s)  e Mapa de trabalho voluntário (facultativo). Até ao dia 15 de Julho deverá ser submetida eletronicamente a IES, com os anexos que se mostrarem devidos: D, L, O, P e / ou Q.

António Filipe Cruz
Gestor de Formação e Coordenador Pedagógico
F3M Information Systems, S.A.