Faturação Eletrónica nas IPSS

A faturação eletrónica é uma realidade cada vez mais próxima e transversal a todas as organizações, sejam elas públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos.

No preâmbulo do DL n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, pode ler-se que, com esta medida, propiciadora da redução da carga burocrática, pretende-se permitir às organizações uma redução de custos associados ao cumprimento das obrigações fiscais. A não impressão de documentos fiscalmente relevantes, como a Fatura, permite uma redução de custos diretos com papel, consumíveis e comunicação, por exemplo. Acresce a redução de custos indiretos com o tempo gasto com as operações de faturar, imprimir, colocar no envelope e expedir. Com a utilização de meios eletrónicos, tudo fica muito mais simples, mais claro, mais célere e menos suscetível a erros. 
Dito de uma forma simples, a faturação eletrónica mais não é do que a emissão de documentos fiscais de forma digital e desmaterializada, enviada diretamente pelo sistema do emissor para o do comprador, incluindo uma assinatura digital, que tem a mesma validade da assinatura realizada num documento em papel.

Não se deve confundir esta operação com a geração de um PDF a partir de uma fatura manual. Trata-se da emissão de um documento em suporte digital, com regras específicas que garantem a fiabilidade da sua emissão.

Transitoriamente, pela publicação do Despacho n.º 72/2021-XXII, de 10/03 do Secretário de Estado Adjunto dos Assuntos Fiscais, é permitida a utilização do PDF como fatura eletrónica até 30 de junho de 2021, mas apenas porque não foi possível garantir que estavam criadas todas as condições tecnológicas para se avançar com o processo eletrónico. A partir desta data, os documentos em PDF deixam de ser considerados como válidos para efeitos fiscais.

A entrada em vigor destas regras obedece ao seguinte calendário:
• 18 de abril de 2020 – Organismos Públicos (fundações e associações públicas, administração local, incluindo Juntas de Freguesia e outras entidades);
• 31 de dezembro de 2020 – Grandes Empresas (com mais de 250 funcionários ou volume de faturação superior a 50M€ ou balanço de 43M€);
• 30 de junho de 2021 – Pequenas e médias empresas;
• 31 de dezembro de 2021 – Microempresas e outras entidades públicas fornecedoras do Estado.  

Esta medida tem um efeito claro e inequívoco no combate à fraude e evasão fiscais. São criados mecanismos que permitem reforçar o controlo das operações através da identificação dos programas informáticos de faturação, dos locais onde estão instalados, quem os instalou e codificando cada documento com um código único que o identifica e associa a um determinado sujeito passivo.

Outra consequência importante é o impacto que produz na preservação ambiental. A faturação eletrónica permite uma descida significativa do consumo de recursos naturais, associados à produção do papel, assim como uma redução da poluição causada pelo uso de consumíveis para impressoras e pelo uso de meios de transporte terrestres, marítimos e aéreos utilizados na sua transmissão.

Como habitualmente, o setor social não vê uma inclusão clara e inequívoca nesta legislação, pois toda a terminologia utilizada aponta para o setor empresarial. Contudo, enquanto entidades abrangidas pelas regras da contratação pública, devem observar esta legislação e os prazos definidos para a sua entrada em vigor.

António Filipe Cruz | Gestor de Formação e Coordenador Pedagógico
F3M Information Systems, S.A.