Novas Regras de Faturação para as IPSS

O ano 2021 vai trazer novas alterações às regras de faturação, com impacto para a maioria das IPSS. Estas alterações abrangerão a Comunicação das Séries das Faturas, a criação do Código Único do Documento e a introdução de um Código de Barras Bidimensional em todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.

Desde logo, importa esclarecer o que são “documentos fiscalmente relevantes”. Dito de uma forma simples, são todos os documentos suscetíveis de conferência por terceiros: Fatura, Fatura-Recibo, Fatura Simplificada, Nota de Débito, Nota de Crédito, Recibo Geral, Recibo de IVA de Caixa, Guia de Remessa, Guia de Transporte, Guia de Devolução, Consultas de Mesa, Fatura Pró-Forma, Orçamento, Nota de Encomenda, ...

A legislação criada visa regulamentar as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes e as obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA.

O legislador estabelece como grandes objetivos, criar condições para a desmaterialização de documentos, incentivar a adoção de sistemas de faturação eletrónica e de arquivo eletrónico de documentos, permitir às empresas uma redução dos custos com o cumprimento das obrigações fiscais e estimular o desenvolvimento e a utilização pelas empresas de novos instrumentos tecnológicos.

Naturalmente, estas medidas permitirão combater a economia informal, a fraude e a evasão fiscais, através do reforço do controlo das operações realizadas pelos sujeitos passivos, da identificação dos programas de faturação comercializados e dos estabelecimentos onde estão instalados terminais de faturação, da introdução de um Código Único de Documento nas farturas e outros documentos fiscalmente relevantes e da simplificação da comunicação de faturas, nomeadamente, no que à dedução de despesas à coleta de IRS diz respeito.

Acresce ainda a necessidade de apresentar normas estritas em matéria de proteção de dados pessoais, dando a possibilidade às pessoas de efetuarem aquisições de bens e serviços anonimamente. Em termos práticos, deixa de ser obrigatório a inclusão do Número de Identificação Fiscal na fatura e outros documentos fiscalmente relevantes.

A primeira grande alteração, que deverá começar a ser cumprida a partir do início do 2º semestre de 2021, surge com a necessidade de comunicação prévia à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) das séries das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes. A IPSS terá de aceder ao Portal das Finanças e inserir, para cada série, a seguinte informação: o identificador da série do documento, o tipo de documento, o início da numeração sequencial e a data prevista de início da utilização da série para a qual é solicitado o código de validação. No final ser-lhe-á atribuído um código de validação de série documental.

A segunda grande alteração, prende-se com a criação do Código Único do Documento (ATCUD). Este código, integrará o código de validação da série, previamente atribuído pela AT, e o número de ordem do documento. Será este código que identificará de forma única cada documento emitido.

Esta alteração poderá ser comunicada a partir de 1 de julho de 2021, tornando-se obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2022.

A 3ª grande alteração, que entra em vigor já a 1 de janeiro de 2021, prende-se com a inserção do Código de Barras Bidimensional (QR code) em todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes. Este código de barras conterá toda a informação relevante do documento e permitirá aos contribuintes, por exemplo, fotografar o código existente na fatura e registar no e-fatura através de uma APP, para a despesa estar associada ao sujeito passivo.

Todas as IPSS que não estejam obrigadas à emissão de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, estão dispensadas de aplicar estas novas regras.

Para apoiar no esclarecimento destas questões, poderá inscrever-se numa das ações de formação que a F3M disponibiliza sobre este tema e consultar os seguintes diplomas: DL n.º 28/2019, de 15/02; Despacho n.º 8632/2014, de 3/07; Ofício Circulado n.º 30213/2019, de 1/10; Portaria n.º 195/2020, de 13/08; Despacho n.º 412/2020, de 23/10.

António Filipe Cruz | Gestor de Formação e Coordenador Pedagógico
F3M Information Systems, S.A.