No dia 1 de Julho de 2013, entraram em vigor as alterações ao Regime dos Bens em Circulação (DL n.º 147/2003 de 11/07), introduzidas pelo DL n.º 198/2012 de 24/08 e pela Portaria n.º 161/2013, de 23/04.
A nova legislação, veio introduzir algumas alterações na emissão dos documentos de transporte, mas, também, e acima de tudo, introduziu a novidade da obrigatoriedade de comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira dos documentos de transporte antes deste se iniciar.
Em comunicado de imprensa de Sua Excelência o Senhor Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, datado do dia 28 de Junho de 2013, foi permitido um período de adaptação às novas regras, em que todos os transportes que sejam efetuados em cuja comunicação prévia não tenha sido efetuada, não serão objeto de quaisquer sanções por parte dos agentes fiscalizadores, desde que estes documentos sejam comunicados até ao dia 15 de Outubro de 2013. A partir desta data, todos os documentos de transporte emitidos devem ser obrigatoriamente comunicados antes de o transporte se iniciar, nos termos legais previstos.
Foi também disponibilizado o n.º de telefone para se efetuar a comunicação dos documentos de transporte à AT: 210 49 39 50.
Das alterações e novidades introduzidas no Regime de Bens em Circulação, destacam-se:
1.A Emissão de Documentos de Transporte deve ser efetuada através das seguintes vias:
a.Por via eletrónica
i.Garantia a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, de acordo com o disposto no Código do IVA
b.Programa de computador certificado pela AT
i.Certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), nos termos da Portaria n.º 363/2010, de 23/06, alterada pela Portaria n.º 22 -A/2012, e 24/01
c.Programa produzido pela própria empresa
i.Pela empresa ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, de cujos respetivos direitos de autor seja detentor
d.Através do Portal AT
e.Manualmente em papel, impresso em tipografia certificada:
i.Utilizando-se impressos numerados seguida e tipograficamente.
Os sujeitos passivos que possuam ou sejam obrigados a possuir software de faturação certificado, não podem utilizar os documentos de manuais como documentos de transporte inicial. Apenas o poderão fazer em situações de retificação, previstas na lei.
Os documentos devem ser emitidos em 3 exemplares:
a.Original e duplicado acompanham o bem
b.Triplicado é para o remetente
Se forem emitidas mais vias, as excedentes devem conter a seguinte menção: “Cópia de documento não válida para os fins previstos no Regime dos Bens em Circulação”.
2.A Comunicação dos Documentos de Transporte à AT, antes do início do transporte, deve ser efetuada através de:
a.Transmissão eletrónica de dados
b.Serviço telefónico
i.Para os documentos emitidos em papel
ii.Inoperacionalidade do sistema de comunicação
O sujeito passivo deverá possuir senha de acesso ao serviço telefónico e terá de proceder à Comunicação dos elementos de transporte no portal da AT até ao 5º dia útil seguinte ao início do transporte.
Os elementos a comunicar pelo telefone, são:
•Hora
•Data
•Últimos 4 dígitos do Documento de Transporte
•NIF do adquirente
A emissão dos DT pode ser efectuada por terceiros, em nome e por conta do remetente, mediante habilitação em funcionalidade disponibilizada no Portal das Finanças.
Ressalve-se que, a obrigação de comunicar estes documentos à AT é do detentor ou remetente da mercadoria.
3.A Comunicação por Transmissão Eletrónica de Dados pode ser efetuada através das seguintes vias:
a.Por transmissão eletrónica em tempo real
i.Integrada em programa informático, utilizando o Webservice disponibilizado pela AT no portal e-factura;
b.Através do envio de ficheiro
i.Exportado pelo programa informático certificado e
ii.Recorrendo a aplicação de envio de dados disponibilizada no site e-factura no Portal das Finanças;
c.Através da emissão directa no Portal das Finanças do documento de transporte
i.Utilizando as funcionalidades previstas para esta comunicação.
Quem utiliza software certificado, tem de utilizar uma das vias sugeridas para a comunicação eletrónica de dados.
4.Comunicação antes do início do transporte implica:
a.Gerar um código de identificação que é bastante para acompanhar o transporte
i.Exceção:
1.Documentos de transporte emitidos em documentos manuais e comunicados telefonicamente
2.Documentos de transporte globais
Sempre que o transporte é efetuado por transportadoras ou transportes públicos colectivos, o Código de Identificação deve ser transportado em envelope fechado.
5.Há duas situações que dispensam de Comunicação Antes do Início do Transporte:
a.Os sujeitos passivos que, no período de tributação anterior, para efeitos dos impostos sobre o rendimento, tenham um volume de negócios inferior ou igual a € 100.000,00. (n.º 10, do art.º 5º do Regime dos Bens em Circulação)
b.Quando são emitidas faturas manuais (n.º 11, do art.º 5º do Regime dos Bens em Circulação)
De relevar que, se a fatura for emitida em papel, terá de se proceder à comunicação, através do serviço telefónico e inserir os elementos do documento de transporte no portal da AT até ao 5º dia útil seguinte.
6.Há Situações de Inoperacionalidade com que os sujeitos passivos se podem deparar:
a.Inoperacionalidade do Sistema informático ou de acesso ao sistema
i.Emissão em papel
ii.Serviço Telefónico
iii.Comunicação até ao 5º dia útil
Nestes casos, não há uma solução legalmente definida. Contudo, somos da opinião que as soluções apresentadas serão uma salvaguarda para o sujeito passivo.
b.Inoperacionalidade do Sistema informático da comunicação (internet)
i.Comprovado pelo operador
ii.Serviço telefónico
iii.Impressão em papel
iv.Comunicação até ao 5º dia útil
c.Inoperacionalidade do sistema da AT (Portal das Finanças)
i.Emissão normal
ii.Comunicação até ao 5º dia útil
7.As alterações aos documentos de transporte podem ocorrer pelos seguintes motivos:
a.Destinatário não conhecido
b.Alterações de Destino durante o transporte
c.Não aceitação imediato total ou parcial dos bens transportados
Nestes casos, deverá ser emitido um documento de transporte retificativo, fazendo menção do documento original.
Se este documento retificativo for emitido em papel impresso por tipografia certificada, então terá de ser comunicado à AT até 5 dias úteis após a conclusão do transporte.
Caso este documento retificativo seja emitido através da via informática, terá de ser comunicado à AT antes do transporte se (re)iniciar.
Estes documentos de transporte retificativos devem conter todos os elementos obrigatórios previstos no n.º 2 do art.º 4º do Regime de Bens em Circulação.
8.A Anulação dos documentos de transporte é permitida e pode ser efetuada até à hora / minuto em que devia iniciar-se o transporte, devendo ser comunicada.
9.Podem ser emitidos Documentos de Transporte Globais nas seguintes circunstâncias:
a.Quando os destinatários dos bens não são conhecidos à altura de saída dos bens, isto é:
i.Desconhecimento das quantidades de bens a entregar ou a consumir em prestações de serviços ou
ii.Desconhecimento dos locais de descarga
Nestes casos, à medida que os bens forem sendo entregues ou consumidos, deve elaborar-se uma folha de obra ou de entrega e efetiva que, deve ser comunicada até 5 dias úteis após a realização do transporte.
O código de identificação não dispensa a impressão do DT Global.
10.Utilização de Documentos de entregas efetivas e folhas de obra
a.À medida que forem realizadas as entregas
b.À medida que forem incorporados em serviços
O documento de entrega deverá ser emitido em duplicado (justifica a saída), sem quaisquer formalismos ou poderá emitir-se a Fatura. Ambos devem fazer referência ao documento global e devem ser comunicados à AT até 5 dias úteis após o transporte.
Não podem, estes documentos, ser comunicados previamente.
11.Destinatário ou adquirente é consumidor final
a.Nestes casos, não é necessário efetuar a comunicação do documento de transporte à AT
Os bens provenientes de produtores agrícolas, silvícolas ou de pecuária, resultantes de produção própria e que não sejam transportados pelo próprio ou por sua conta, serão previamente comunicados, nos termos legais, pelo adquirente, em documento próprio, indicando o NIF de cada produtor e a data de início de transporte. Sendo emitidos documentos em papel, impressos por tipografias autorizadas, à mediada que os bens forem objeto de carga, deve ser identificado o NIF do produtor, a designação comercial dos bens, as quantidades, local, dia e hora de carga. Estes têm de ser comunicados no prazo de 5 dias úteis seguintes ao início do transporte, através dos meios definidos.
É obrigatório o processamento do documento de transporte sempre que os bens sejam deslocados para fora dos locais de produção, fabrico, exposição, armazéns, economatos,..., seja por motivos de vendas, doações, devoluções, afetações a uso próprio da empresa/instituição, incorporação em prestações de serviços, remessa à consignação ou simples transferências entre armazéns/economatos da empresa/instituição.
Contudo, excluem-se das obrigações de comunicação os documentos de transporte sempre que o destinatário ou adquirente seja consumidor final, num reforço da protecção dos dados pessoais dos consumidores finais (art.º 2º, n.º 2 da Portaria N.º 161/2013, de 23/04).
São considerados documentos de transporte, os seguintes:
(art.º 2º, n.º 1 al. b), do DL n.º 147/2003 de 11/07, alterado pelo DL n.º 198/2012, de 24/08)
?Factura
?Guia de Remessa
?Nota de Devolução
?Guia de Transporte
?Documentos Equivalentes
Há vários elementos que são obrigatórios nos documentos de transporte:
(art.º 4º, n.º 1 e 2, do DL n.º 147/2003 de 11/07, alterado pelo DL n.º 198/2012, de 24/08)
?Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e número de identificação fiscal do remetente;
?Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do destinatário ou adquirente;
?NIF do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo, nos termos do artigo 2.º do CIVA;
?Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades.
?Locais de carga e descarga, referidos como tais, e a data em que se inicia o transporte (se diferentes dos elementos do DT) e hora.
Deixará de ser obrigatória a menção: “Processado por computador”
De seguida, apresenta-se algumas questões colocadas na Direcção de Finanças de Braga:
Dúvidas Sobre Documentos De Transporte:
1.Quem deve emitir documentos de transporte?
Emissão é sempre da responsabilidade do remetente ou detentor dos bens. Pelo disposto no art.º 1º do Regime dos Bens em Circulação, “todos os bens em circulação, em território nacional, seja qual for a sua natureza ou espécie, que sejam objeto de operações realizadas por sujeitos passivos de imposto sobre o valor acrescentado deverão ser acompanhados de documentos de transporte…”.
Para efeitos deste regime, nos termos do seu art.º 2º, n.º 2, al. a), “consideram -se «bens em circulação» todos os que se encontrem fora dos locais de produção, fabrico, transformação, exposição, dos estabelecimentos de venda por grosso e a retalho ou de armazém de retém, por motivo de transmissão onerosa, incluindo a troca, de transmissão gratuita, de devolução, de afectação a uso próprio, de entrega à experiência ou para fins de demonstração, ou de incorporação em prestações de serviços, de remessa à consignação ou de simples transferência, efetuadas pelos sujeitos passivos referidos no artigo 2.º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado.”
As IPSS’s são sujeitos passivos de IVA, enquadradas no art.º 2º do CIVA. Este mesmo código não prevê nenhuma isenção subjetiva em sede de IVA para estas instituições.
A isenção prevista no CIVA é de carácter objectivo e encontra-se prevista no art.º 9º, isto é, são as atividades que praticam que estas instituições praticam que poderão constituir motivo de isenção, se enquadráveis no art.º 9º do CIVA.
Em suma, as IPSS’s são sujeitos passivos de IVA, embora isentas, em muitos casos, parcialmente, por força das atividades que praticam e que se encontram consagradas no art.º 9 do CIVA.
Sendo sujeitos passivos de IVA, as IPSS’s encontram-se obrigadas às regras do regime dos bens em circulação, mesmo que os bens transportados não sejam objeto de transmissão. Aliás, no conceito de bens em circulação, atrás transcrito, constam as transmissões gratuitas e os bens incorporados em prestações de serviços.
2.Em que situações se pode utilizar o Serviço Telefónico para comunicar um Documento de Transporte?
O serviço telefónico pode apenas ser utilizado quando são emitidos documentos de transporte manuais impressos por tipografias certificadas e em todas as situações de inoperacionalidade do sistema de comunicação.
3.Quem emite faturas manuais poderá estar perante uma situação de falha no acesso ao serviço telefónico e à internet. Como fazer para comunicar do documento de transporte?
Pode efetuar o transporte e comunicar o mesmo depois, no portal das finanças, através da opção Documentos de Transporte, no site e-fatura.
4.A fatura pode acompanhar o transporte e, nesse caso, não tenho de a comunicar antes de o transporte se iniciar?
Quando a fatura serve de 1º documento de transporte, apenas terá de ser comunicada no prazo previsto para a comunicação das mesmas.
Quando a fatura é manual ou serve de documento adicional (2º documento de transporte), terá de ser comunicada até 5 dias úteis após o transporte.
5.Deve emitir-se documento de transporte apenas quando há transação de bens ou serviços com transporte?
Não.
Segundo a al. a) do n.º 2 do art.º 2º do Regime de bens em circulação, ainda que não haja a transmissão, sempre que os bens se encontram fora do seu local “habitual” de produção, fabrico, …, deve ser emitido/processado documento de transporte.
6.A deslocação de bens do ativo “imobilizado” devem ser acompanhados de documento de transporte?
Não.
Contudo, nos termos do art.º 3º, n.º 3 do RBC, estes bens devem ser acompanhados de um documento que faça prova da sua condição.
Este documento não tem qualquer formalismo associado.
7.As transferências entre lojas, armazéns, economatos, valências, …, estão obrigadas à emissão de documento de transporte?
Sim e tem de ser comunicada nos termos legais em vigor.
8.Os transportes de bens para execução de operações num prestador de serviço, por exemplo, o “trabalho-a-feitio”, têm de ser acompanhados por documento de transporte? Quem tem de o emitir?
Neste caso, tem de ser emitido e comunicado o documento de transporte pelo remetente dos bens.
Por exemplo, o remetente / proprietário, envia pano para a tinturaria – emite documento de transporte. Quando a tinturaria envia o pano tingido para o proprietário, emite ela e comunica o documento de transporte.
9.Uma empresa vai buscar madeira ao monte, de um não sujeito passivo, quem tem de emitir e comunicar o documento de transporte?
O madeireiro e tem de a comunicar antes do transporte se iniciar.
10.Uma empresa compra ao seu fornecedor e solicita-lhe que entregue a mercadoria no cliente. Quem tem de emitir e comunicar o documento de transporte? Quantos documentos de transporte emitir?
Devem existir 1 documento de transporte.
A empresa fornecedora deve emitir um documento de transporte das suas instalações para o seu cliente, cuja morada de descarga / destino é as do cliente final.
11.Bens destinados à União Europeia e a países terceiros, têm que ser acompanhados de documento de Transporte?
Quando o bem se destina à UE, o CMR com a identificação do destinatário é suficiente para acompanhar o transporte.
Quando o bem se destina à exportação e há prova desse facto, não tem de emitir documento de transporte.
Contudo, em ambos os casos, sempre que o bem é expedido, numa primeira fase, para o transitário, este percurso deve ser acompanhado por um documento de transporte e comunicado nos termos do RBC.
12.Dos elementos obrigatórios do documento de transporte, constam a data e hora de início de transporte. É necessário indicar a data e hora do fim do transporte? Tenho algum limite temporal para efetuar o transporte após a data/hora comunicada para o início?
A data e hora de descarga / fim de transporte, não são obrigatórias, pelo que não há limite à conclusão do transporte.
13.Qual o meio de comunicação a utilizar para os documentos de transporte subsidiários / retificativos?
A inserção deve ser efectuada no Portal das Finanças ou através do envio de um ficheiro.
14.Como comunicar os documentos de transporte anulados após a data/hora início do transporte?
Não são comunicados.
15.Se já tiver sido ultrapassada a data/hora de início de transporte, como tratar as alterações aos documentos de transporte quando, por exemplo, acontece um imprevisto e o transporte não foi realizado, quando foi alterado o destinatário ou quando este não aceitou a mercadoria ou parte dela?
Deve ser emitido um documento de transporte adicional, em papel emitido por tipografia certificada.
No caso de alteração de destinatário, deve parar logo que possa e emitir documento de transporte rectificativo, comunicando os seus dados no prazo de 5 dias úteis após o término do transporte.
No caso de não-aceitação total ou parcial da mercadoria, deve ser emitido um documento de transporte retificativo e comunicados os seus dados no prazo de 5 dias úteis após o término do transporte.
Estes documentos de transporte adicionais ou rectificativos devem fazer sempre referência ao documento de transporte original, evidenciando as alterações ocorridas.
Em alternativa, pode ser emitido um novo documento de transporte. Neste caso, tem de ser comunicado antes do transporte se (re)iniciar.
16.Como é que a AT sabe que determinado documento de transporte é original, global, retificativo?
Nos documentos inseridos no portal, há 1 campo parar essa informação.
17.Devo identificar sempre o adquirente com nome, morada e NIF, sempre que o destinatário ou adquirente não é consumidor final?
Sim.
18.A Portaria n.º 161/2013, de 23/04, exclui da obrigatoriedade de comunicação, os transportes efetuados para consumidores finais. Como os identifico no documento?
O consumidor final, ele deve estar identificado como tal, no campo do NIF ou noutro campo mais apropriado.
19.Uma IPSS que transporte produtos de higiene, refeições, …, tem de emitir e comunicar documento de transporte?
Sim.
Apenas existe a exclusão da obrigatoriedade de comunicação quando o destinatário é conhecido e é um consumidor final (não sujeito passivo), nos termos do n.º 2 do art.º 2º da Portaria n.º 161/2013, de 23/04.
Contudo, a emissão do documento de transporte é sempre obrigatória.
20.Uma IPSS que transporte refeições, como deve proceder para cumprir os requisitos do Regime dos Bens em Circulação?
Sempre que os destinatários das refeições, e as respetivas quantidades, são conhecidas, deve ser emitido um documento de transporte para cada destinatário que, tratando-se de um consumidor final, não tem de ser comunicado.
Quando não são conhecidos os destinatários ou as quantidades a entregar a cada destinatário, deve ser emitido e comunicado um Documento de Transporte Global. Este documento tem de ser impresso em 3 exemplares.
Posteriormente, à medida de cada entrega efetiva, deve ser emitido um documento adicional, em duplicado e sem que tenha que obedecer a quaisquer formalismos legais, que identifique a guia global, devendo ser comunicado no prazo de 5 dias úteis após o transporte.
Se este documento de entrega efetiva ou consumo for uma fatura, tem que respeitar os formalismos legais previstos no art.º 36º do CIVA e tem de ser comunicada no prazo de 5 dias uteis após o transporte.
21.Uma IPSS serve refeições que os utentes vão levantar para levarem para casa. Não há fatura, pois a refeição estará incluída na mensalidade paga. Tem de emitir e comunicar documento de transporte?
Não existindo factura, deverá ser emitido um documento de transporte, pela instituição, em que o local de carga é o local onde se levanta a refeição e o local de descarga é o destino indicado pelo utente.
22.Uma IPSS que transporta refeições para escolas, tem de emitir e comunicar o documento de transporte?
Sim.
23.Uma IPSS que transporte roupa suja dos utentes, têm de emitir e comunicar o documento de transporte?
Aplica-se, nestes casos, o disposto na informação vinculativa relativa ao Processo n.º F254 2007087, com despacho de 14-11-2008, relativa ao serviço prestado pelas lavandarias: não será de emitir um documento de transporte, nem, consequentemente, de proceder à sua comunicação.
Contudo, dever-se-á possuir um documento, emitido sem quaisquer formalismos, que confirme a qualidade dos bens transportados, nomeadamente, a sua identificação e a titularidade da sua posse.
24.Como calcular o Volume de Negócio para efeitos do IR nas IPSSs?
Contas 71 e 72 do código de contas SNC, isto é, Vendas + Prestação de Serviços.
25.As entidades que não exercem a título principal atividades de natureza comercial, industrial ou agrícola, enquadradas no art.º 124º do CIRC, não são obrigadas a possuir softwares certificados. Podem utilizar estes softwares não certificados para emitir os seus documentos de transporte?
Sim.
26.Se estas entidades emitirem faturas em programas não certificados, podem emitir documentos de transporte em programas certificados?
Podem. Não há nada na legislação em contrário.
27.Na recolha de resíduos hospitalares, quem deverá emitir e comunicar o documento de transporte?
Será o remetente do resíduo e não a empresa que faz a sua recolha.
28.As IPSS’s podem emitir documentos de transporte em papel?
Podem.
29.Quando a fatura serve de documento de entrega efetiva, quando é que tem de ser comunicada à AT?
Deve ser comunicada em 2 momentos: até 5 dias úteis após o transporte e no SAF-T(PT) da faturação até ao dia 25 do mês seguinte.
30.Em situações de inoperacionalidade posso emitir documentos de transporte em papel?
Sim, desde que este tenham sido emitidos por tipografias certificadas.
31.O DT global comunicado dispensa a impressão?
Não. Apesar de comunicado previamente ao transporte e lhe ser atribuído um código de identificação, o documento deve ser impresso e acompanhar o transporte com o respetivo código de identificação.
32.Quais as sanções em que se poderá incorrer se não se emitir e comunicar os documentos de transporte à AT?
As sanções previstas, encontram-se nos n.º 1 e 2 do art.º 119º do RGIT.
•Não emissão de Documento de Transporte:
€93,75 a €5.625,00
•Não comunicação do documento de transporte:
€93,75 a €5.625,00
•Falta de indicação do local de carga e descarga:
€93,75 a €5.625,00
•Falta de indicação da data/hora de carga/início de transporte:
€93,75 a €5.625,00
•Falta de indicação do NIF quando este é sujeito passivo:
€93,75 a €5.625,00
•Falat de referência ao documento global:
€93,75 a €5.625,00
Poderá consultar informação em:
www.portaldasfinancas.gov.pt
www.otoc.pt
E ainda:
Portaria n.º 161/2013, de 23 de abril
D.L. n.º 198/2012 de 4 de abril
Ofício Circulado n.º30136/2012, de 19 de novembro
Ofício Circulado n.º30141/2013, de 04 de janeiro
Manual de Comunicação de Dados de Documentos de Transporte
O software F3M está a ser preparado para responder às novas imposições legais.
A F3M, S.A. está a trabalhar para si.
